AI研修を部署ごとに3回に分けたら2回目から助成金が出ませんでした — 1人あたりの限度額と1事業所の年間支給枠を、下期の分割研修を組む前に数え直す手順

この記事の事例は、実際にいただくご相談をもとにした想定ケースです。特定の企業を指すものではありません。

9月に営業部、11月に製造部、1月に管理部。同じ内容の生成AI研修を部署ごとに3回へ分けて、下期の予定表に入れました。1回目は滞りなく終わり、支給申請も受け付けられました。ところが2回目の計画について、窓口から「この回は対象になりません」と返ってきました。研修の中身は1回目と同じで、講師も同じ方です。

回数を分けたことが悪いわけではありません。分けたことで数えられる単位が変わったのに、部署の都合だけで日程を確定させたところで止まっています。

「2回目から出ません」と言われたとき、止まっているのは回数ではありません

助成の可否は、少なくとも三つの場所で別々に数えられています。訓練1件として要件を満たしているか、労働者1人あたりの限度に当たっていないか、事業所として1年度の枠が残っているか、の三つです。部署ごとに分けると、このうち複数が同時に動きます。

確かめる枠の名称	数える単位	下期の分割研修で当たりやすい場面
1回の訓練に必要な訓練時間	訓練1件	3回に割った結果、2回目が単独では時間不足になった場面
1人あたりの経費助成の限度額	労働者1人	同じ社員が1回目と3回目の両方に出席していた場面
同一労働者の年度内の受講回数	労働者1人・1年度	部署をまたいで同じ担当者を3回とも呼んだ場面
1事業所の1年度の支給限度額	事業所・1年度	他コースの支給決定が先に年度枠を埋めていた場面

金額も回数も年度ごとの支給要領で決まり、改正もあります。ここでは枠の名前と数える単位だけを押さえて、金額は最新の支給要領と労働局・ハローワークの窓口で確かめてください。制度全体の見取り図はAI研修に使える助成金・補助金まとめに整理しています。

あわせて読みたいAI研修に使える助成金・補助金まとめ — 2026年版

3回の研修が制度上いくつの訓練になるのかを、最初に決めます

最初に決めるのは、3回を1つの訓練計画として届け出るのか、3件の訓練として届け出るのかです。ここが決まらないと、訓練時間も受講者名簿も作れません。判断の材料は、カリキュラムが同一か、訓練実施者と講師が同一か、受講者が回ごとに入れ替わるか、の三点です。

3件として扱われると、1回だけを取り出したときの訓練時間が問われます。厚生労働省の人材開発支援助成金のページから自社が申請するコースの支給要領を開くと、OFF-JTの訓練時間に10時間以上といった下限が置かれています。半日の研修を3回に割ると、合計では足りていても1回あたりでは割り込みます。時間の数え直しはAI研修の助成金で「訓練時間が10時間に足りません」と返ってきたにまとめています。

あわせて読みたいAI研修の助成金で「訓練時間が10時間に足りません」と返ってきた — 休憩・移動・課題の数え方と、不足の幅で変わるカリキュラムの直し方

受講者名簿を「1人×1行」に組み替えて、重複を先に見つけます

部署ごとの一覧のまま持っていると、同じ人が2回出ることに気づけません。行の単位を人に変えます。

あなたは社内の人材開発担当です。以下の研修予定表を、次の形に組み替えてください。

# 出力形式
1行 = 1人。列は次の順にしてください。
氏名 / 所属 / 雇用保険被保険者か（不明なら「要確認」） / 参加する回（第1回・第2回・第3回のうち該当を全部） /
参加回数 / 合計の受講予定時間 / 受講日が属する年度

# 追加で出してほしいもの
1. 同じ人が2回以上出る予定になっている行を、別表にまとめてください
2. 1人あたりの合計時間が10時間に届かない人を、別表にまとめてください
3. 受講日が年度をまたぐ回に出る人を、別表にまとめてください
4. 予定表から読み取れない情報は「要確認」と書き、推測で埋めないでください

# 研修予定表
（ここに部署ごとの日程・受講者・時間を貼り付けます）

出力はそのまま提出物にはしません。雇用保険の資格や賃金台帳との突き合わせは人が行います。AIに任せるのは、形の組み替えと重複の抽出までです。

年度の区切りと支給申請の時期を、同じカレンダーに並べます

1月実施の回は、支給申請が年度をまたぎます。支給限度額は支給決定のあった年度に張り付くため、実施した年度と申請した年度がずれると、想定していた枠と違う年度の枠を使うことになります。支給申請にも訓練終了後2か月以内といった提出期限があり、期限は同じ支給要領に書かれています。この段取りは研修は終わったのに支給申請が出せませんで詳しく触れています。

並べ終えたら、窓口に確かめる文をAIに作らせます。

次の研修計画について、労働局の窓口で確認すべき点を質問文の形で作ってください。

# 前提
- 制度: 人材開発支援助成金（当社が申請予定のコース名をここに書きます）
- 研修内容: 生成AIの業務活用（全3回、部署ごとに実施）
- 第1回 ◯月◯日 ◯時間 / 第2回 ◯月◯日 ◯時間 / 第3回 ◯月◯日 ◯時間
- 講師と訓練実施者: 3回とも同一 / 第2回のみ別（該当する方を残します）
- 受講者: 第1回と第3回に重複して出る社員が◯名います

# 出してほしいもの
1. この3回を1つの訓練計画として届け出られるかを尋ねる質問文
2. 別々の訓練として扱われた場合に、各回が訓練時間の下限を満たすかを尋ねる質問文
3. 同一労働者が複数回受講するときの回数と限度額の扱いを尋ねる質問文
4. 当事業所の今年度の他コースの支給決定と、年度の支給限度額の関係を尋ねる質問文

# 条件
- 助成額や支給の可否をあなたが判断しないでください。判断は窓口に確認する前提で、質問文だけを作ってください
- 1問は2文以内にしてください

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つまずくのは、部署の都合で引いた区切りです

現場で起きやすいのは、次の四つです。

• 繁忙期を避けて引いた区切りが、制度の数える単位と合っていません。部署の予定ではなく、カリキュラムの単位で切ります。
• 2回目だけ講師や実施機関を差し替えると、1つの訓練として束ねる前提が崩れます。
• 欠席者の振替を別の回に入れると、その人の受講回数が1回増えます。振替は必ず名簿に反映します。
• 証憑が回数分だけ増えます。出勤簿、賃金台帳、受講記録、カリキュラム、講師の経歴、領収書を、回ごとに分けて保存します。

えらびの道では、半日の単発から標準コースまでの研修と、実業務に伴走して定着させるコーチングの2軸で生成AIの活用を支援しています。人材開発支援助成金や自治体の人材育成補助を使う前提の設計にも対応しています。分割研修については、カリキュラムを何時間の単位で切るか、どの社員をどの回に割り当てるか、実施報告で求められる記録をどの様式で残すかを、日程を確定させる前に一緒に整理します。支給の可否そのものは労働局の判断になりますので、窓口へ持っていく資料の形を揃えるところまでをお手伝いします。

下期の分割研修を組み直すところから、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修だけを専門にしている会社ではありません。普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしていて、生成AIはその現場で毎日使っている道具のひとつです。

研修では、貴社が実際に使っている書類をそのまま題材にします。部署ごとに分けた研修予定表や受講者名簿をお持ちいただければ、1人×1行への組み替えや、同じ社員が複数の回に出ていないかの確認を、研修の中で一緒に手を動かしながら進められます。汎用的な事例ではなく、翌日から使える形で持ち帰っていただくことを考えています。

大分市の人材育成応援事業などを使う場合は、申請書類の作成もお手伝いします。ただ、訓練時間や年度枠の判断そのものは労働局・ハローワークの窓口が行いますので、窓口に確かめる前の整理までがえらびの道の役目だと考えています。

事前のヒアリングに伺うのも、研修当日に立つのも、代表の喜多が同じように担当します。まずはオンラインで30分ほど、費用はかかりませんので、下期の日程を確定させる前の段階でもご相談ください。

よくある質問

AI研修を複数回に分けても助成金は使えますか？

分けること自体は妨げられていません。ただし1つの訓練として束ねるか、別々の訓練として届け出るかで、訓練時間の数え方と必要書類が変わります。カリキュラムと講師が同一かどうかを整理し、日程を確定させる前に窓口へ確認してください。

同じ社員が2回受講しても助成金の対象になりますか？

同一労働者の受講回数と1人あたりの限度額には上限が設けられています。上限に達した分は対象から外れます。回数と金額は年度の支給要領で変わりますので、重複受講者を名簿で洗い出したうえで、最新の要領と窓口で確かめてください。

1事業所の年間の支給枠はどこで確認できますか？

厚生労働省が公開している人材開発支援助成金の支給要領とパンフレットに記載があります。自社が今年度に他コースで受けた支給決定額も枠に含まれますので、経理と人事で年度内の申請状況を突き合わせてから残りを見積もってください。