AIで受注入力が減った事務職に「来月から営業へ」と言えるか — 労働条件通知書の「業務の変更の範囲」と職種限定合意で分かれる4つの判断

受注入力をAI-OCRや生成AIに任せると、事務の担当者が1日に数時間かけていた入力を、確認だけで済ませられるようになることがあります。そのため、下期から「空いた時間で営業に回ってほしい」と考える会社は少なくありません。ただし、事務として採用した社員に営業を命じられるかどうかは、仕事が減ったという事情では決まりません。入社時に交わした書面と約束で決まります。

「業務の変更の範囲」は、2024年4月から通知書に書く項目になりました

厚生労働省の労働条件明示のルール変更により、2024年4月以降に結ぶ労働契約では、雇い入れた直後の業務に加えて「業務の変更の範囲」も書面で示すことになりました。ここに「会社の定める業務」と書いたのか、「受発注事務」と書いたのかで、営業へ移すときの手続きが変わります。

2024年3月以前に入社した社員の多くは、この欄のない通知書しか持っていません。改正の際に、すでに働いている社員へ書面を出し直す義務はなかったためです。明示事項の様式や記載例は改定されることがあるため、書類を作り直すときは最新の資料を確認してください。

4つの判断は、書面の記載と採用時の約束の組み合わせで分かれます

判断	当てはまる場合	会社が取る方法
1. 命令で動かせる	変更の範囲に「会社の定める業務」とあり、職種を限る約束もない場合	配転命令を出し、権利の濫用に当たらない理由を書面に残す方法
2. 同意が必要になる	変更の範囲が「受発注事務」「一般事務」に限られている場合	個別に同意書を取り、新しい労働条件通知書を交付する方法
3. 書面より約束を見る	書面の範囲は広いが、求人票や面接で「事務専任」と約束していた場合	合意の有無を確かめ、同意を得る前提で話を進める方法
4. 書面に欄がない	2024年3月以前に入社し、変更の範囲の記載がない場合	就業規則の配転条項と採用時の記録を合わせて判断する方法

いちばん見落とされやすいのは判断3です。最高裁は、職種を限る合意がある場合、会社は本人の同意なく別の職種への配置転換を命じる権限を持たないという考え方を示しています。この合意は書面だけでなく、求人票の文言や面接でのやりとりから認められることもあります。労働条件は本人との合意で変えるのが原則で、労働契約法の第8条にもそう定められています。

命令で動かせる場合も、仕事が減ったことだけでは理由が足りません

判断1に当たっても、配転命令が権利の濫用とされることがあります。判例では、業務上の必要性があるか、退職に追い込むような不当な目的がないか、本人の不利益が通常受け入れるべき程度を大きく超えていないか、の3点が見られます。

「AIで入力が減ったから」は説明の出発点にはなります。しかし、なぜその人を営業に選んだのか、営業で何を任せるのかまで説明できないと、本人には退職を促されているように受け取られかねません。育児や介護のために外回りが難しい事情がないかも、面談で先に聞いておきます。

生成AIには、通知書・就業規則・求人票を並べて読ませます

どの判断に当たるかの下調べは、生成AIに手伝わせることができます。氏名や住所を消した書面を渡し、結論ではなく根拠になる記載の抜き出しを頼みます。

次の3つの書類を読み、営業職への配置転換に関係する記載を抜き出してください。
1. 労働条件通知書（雇入れ直後の業務・業務の変更の範囲）
2. 就業規則の配置転換・異動の条項
3. 採用時の求人票と面接記録
出力は「書類名／該当箇所の原文／職種を限る方向か、広げる方向か」の表にしてください。
読み取れない箇所は「不明」と書き、推測で埋めないでください。
配置転換ができるかどうかの結論は書かないでください。

結論を書かせないのは、職種限定の合意が認められるかどうかは個別の事情で変わるからです。AIが「可能です」と言い切ると、その一文が社内で独り歩きしてしまいます。抜き出した表は、顧問の社労士や弁護士に相談するときの資料として使います。AIで減った業務をどう割り振り直すかは、AIで事務の定型作業を減らしたら障害者雇用で任せる仕事がなくなった、という記事でも扱っています。

あわせて読みたいAIで事務の定型作業を減らしたら、障害者雇用で任せる仕事がなくなりました — 法定雇用率2.7%で新たに対象になった従業員38名の会社が、来年6月1日の報告までに組み直す業務の切り出しと合理的配慮の4つの判断

営業へ移す前に、賃金と研修の段取りを決めておきます

同意で進める場合も命令で進める場合も、営業手当や歩合の有無、残業代の扱いが変わるなら、新しい労働条件通知書で明示します。事務で残業が多かった社員は、異動後に手取りが減ることもあります。この点はAIを使うと残業代が減るから使わない、と言われたときの記事が参考になります。

営業の研修を会社の負担で行う場合は、人材開発支援助成金の対象になることがあります。助成率や限度額は年度で変わるため、AI研修に使える助成金・補助金のまとめで最新の条件を確かめてから計画を立ててください。

えらびの道では、受注入力のような定型業務を生成AIに置き換えるための研修（半日の単発／標準コース）と、置き換えた後の業務の組み直しに伴走するコーチングを行っています。配置転換の前に、どの業務がどれだけ減ったのかを社内で数え直す作業や、営業へ移る社員が提案書やメールの下書きに生成AIを使えるようにする研修の設計をお手伝いできます。研修に人材開発支援助成金や自治体の補助金を使う場合の計画づくりにも対応しています。配置転換そのものの法的な判断については、社労士や弁護士にご相談ください。

受注入力のAI化から書面の下調べまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修だけを専門にする会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしており、生成AIもその現場で毎日使っている道具のひとつです。

研修では、貴社で実際に使っている書類をそのまま題材にします。この記事に沿えば、受注入力をAI-OCRや生成AIに任せて確認中心に切り替える手順や、氏名や住所を消した労働条件通知書・就業規則・求人票を生成AIに並べて読ませ、根拠になる記載を抜き出す練習などです。配置転換できるかどうかの最終判断は社会保険労務士などの専門家に確認していただく前提で、その手前の下調べを翌日から使える形でお持ち帰りいただきます。

事前のヒアリングに伺うのも、研修当日に講師として立つのも、代表の喜多です。お聞きした業務の事情がそのまま研修の中身に反映されるため、伝言による食い違いが起きにくい進め方です。

「うちの書類でも題材になるか」といった段階のご相談でもかまいません。ご相談はオンラインで30分、費用はかかりません。えらびの道まで、お気軽にお声がけください。

よくある質問

事務職で採用した社員を営業に異動させることはできますか？

労働条件通知書の「業務の変更の範囲」と、採用時に職種を限る約束をしたかどうかで分かれます。範囲が広く、職種を限る約束もなければ配転命令で進められます。範囲が事務に限られている場合や、職種限定の合意がある場合は、本人の同意が必要です。

2024年3月以前に入社した社員の「業務の変更の範囲」はどう確かめますか？

改正前の通知書にはこの欄がないため、就業規則の配置転換の条項、採用時の求人票、面接の記録を合わせて確かめます。求人票に「事務専任」とあるなど、職種を限る事情が見つかった場合は、本人の同意を得て進めるのが安全です。

配置転換を断られたら解雇できますか？

職種限定の合意がある場合、会社にはそもそも配転を命じる権限がないため、断ったことを理由に処分するのは難しくなります。命令できる場合でも、権利の濫用に当たれば命令は無効になります。処分を考える前に、社労士や弁護士に相談してください。