評価面談のフィードバックを4時間から1時間に — 管理職が生成AIでコメントを下書きする手順

7月から8月は、上期の評価面談が集中する時期です。部下が6人いれば、コメントを書くだけで半日が消えます。しかも通常業務は止まってくれません。

重いのは「評価」ではなく「言語化」

多くの管理職は、評価そのものに迷っているわけではありません。Aさんは伸びた、Bさんは停滞している——判断は頭の中にあります。時間がかかるのは、それを本人に伝わる文章へ変える工程です。

評価コメントは記録に残り、本人の納得感を左右し、処遇の根拠にもなる。だから慎重になり、1人あたり40分かかる。生成AIが効くのはまさにこの部分です。評価を決めるのは自分、言語化を任せるのがAI。この役割分担を先に決めておくことが前提になります。

材料を5分で箇条書きにする

いきなり書かせると、当たり障りのない文章しか返ってきません。材料を渡していないからです。1人につき次の3種類を、走り書きで5〜8行だけ用意します。

• 事実（いつ・何を・どうした）:「4月の◯◯案件で見積りを1人で完遂」
• 気になった点（これも事実で）:「日報提出が3回中2回、期限翌日」
• 次の半期に期待すること

ここだけは代替できません。逆に言えば、文章にする必要はありません。

下書きを作るプロンプト

あなたは人事評価に詳しいマネージャーです。 以下のメモをもとに、部下への評価フィードバックの下書きを作成してください。

【条件】

• 400字程度、です・ます調
• 「評価できる点」→「次期の課題」→「期待」の3構成
• 抽象的な形容詞（優秀、頑張っている）は使わず、メモの事実を必ず引用する
• 課題は人格ではなく行動に限定して書く

【対象者】入社4年目・営業職 【メモ】

• 4月の◯◯案件で見積り作成を初めて1人で完遂し、受注に至った
• 問い合わせへの返信が早いと先方担当者から評価された
• 日報の提出が3回中2回、期限翌日になっている
• 後輩の同行指導は未経験 【次期に期待すること】後輩1名のOJT担当

効いているのは「抽象的な形容詞を使わない」「事実を必ず引用する」の2行です。これがないと、誰にでも使い回せる文章が出てきます。

出てきた文章は必ず2箇所直す

そのまま提出してはいけません。手を入れるのは次の2点です。

1. 事実の確認 — メモにない案件名や数字が補完されていないか照合する
2. 語尾と温度 — 普段の自分の話し方に寄せる。面談で読み上げたとき、自分の言葉でない文章は相手に伝わります

材料5分＋生成1分＋修正5分で、1人40分が約12分。6人なら4時間が1時間強になります。

なお、氏名や評価情報を外部AIに入力してよいかは社内ルール次第です。「入社4年目・営業職」のような属性表現に置き換えれば、出力の質はほとんど変わりません。

当日の想定問答も先に作れる

コメントより気が重いのは、面談本番かもしれません。これも下書きできます。

以下のフィードバックを部下に伝える面談を想定します。 相手が納得しにくい箇所を3つ挙げ、それぞれ「相手が言いそうな反論」と 「管理職としての返し方」を1組ずつ示してください。 返し方は評価を撤回せず、事実に基づいて説明する方針でお願いします。

【コメント】（上で作成した下書きを貼る）

想定問答を3つ持って臨むだけで、言葉に詰まる場面はかなり減ります。面談は準備の質がそのまま出る場です。

えらびの道では、こうした管理職の実務に直結するプロンプト設計を含むAI研修を提供しています。自社の評価様式に合わせた型づくりからご相談いただけます。

評価面談の準備まで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業向けに生成AIの業務活用研修を行っています。ただ、研修専門の会社ではありません。普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしていて、生成AIはそこで毎日使っている道具のひとつです。

研修では、汎用的な事例ではなく、貴社が実際に使っている書類をそのまま題材にします。評価シートの様式に合わせた下書きプロンプトの設計や、面談当日の想定問答づくりなど、この記事で扱った工程を管理職の方と一緒に組み立てます。翌日からそのまま使える形で持ち帰っていただくことを目指しています。

大分市の人材育成応援事業などの補助金を使う場合は、えらびの道で申請書類の作成もお手伝いします。制度の要件を確認しながら進めますので、事務手続きの負担で研修が後回しになりにくくなります。

事前のヒアリングに伺うのも、研修当日に立つのも、代表の喜多が担当します。まずはオンラインで30分、費用はかかりませんので、評価面談の進め方についての相談だけでもお声がけください。

よくある質問

評価コメントをAIで下書きしたことは、部下に伝える必要がありますか？

決まった正解はありません。評価の判断そのものは管理職が行っていて、AIが担うのは言語化の工程だからです。ただし社内に生成AIの利用ルールがある場合はそれに従ってください。伝えるかどうかよりも、提出前に事実と表現を自分の目で確認したかどうかのほうが重要です。

評価が低い部下へのコメントにも使えますか？

使えます。ただし材料の書き方がより重要になります。「消極的」のような評価表現ではなく、いつ何があったかという事実の形で残してください。厳しい内容ほど本人の受け止めが割れやすいので、コメントだけで終わらせず、面談の想定問答まで用意してから臨むことをおすすめします。

人事評価の情報を生成AIに入力しても問題ありませんか？

会社ごとに扱いが異なるため、まずは社内のルールを確認してください。判断がつかない場合は、情報システム部門や人事の担当窓口に問い合わせるのが確実です。氏名を伏せて職種と年次だけの属性表現に置き換える方法もありますが、それが認められる範囲かどうかも含めて確認しておくと安心です。