グループ合同のAI研修を親会社名義で発注したら、子会社分が助成金の対象外になりました — 人材開発支援助成金で計画届・契約・支払・講師料の按分を会社ごとに分けるかの判断基準
この記事の事例は、実際にいただくご相談をもとにした想定ケースです。特定の企業を指すものではありません。
想定するのは、親会社と子会社2社のグループです。生成AIの活用研修を3社合同で1回開く予定で、受講者は親会社12名、子会社A 8名、子会社B 6名の計26名です。研修会社への発注と支払は親会社が1本で済ませる予定でした。ところが計画届を相談したところ、「子会社の受講者分は対象になりません」と言われました。
助成金はグループ単位ではなく、会社ごとに見られます
人材開発支援助成金は、雇用保険の適用事業主が自社の被保険者に訓練を受けさせ、その費用を自社で負担したときに支給される制度です。グループで1つの研修を開いても、申請は会社ごとに分かれます。
親会社は子会社の社員を雇っていないため、子会社の受講者を自社の申請に入れることはできません。子会社のほうは費用を負担していないため、経費助成を受ける根拠がありません。親会社がまとめて払った結果、子会社分はどちらの申請にも乗らなくなったわけです。助成率の区分も、会社ごとの資本金や労働者数で判定するのが基本です。数え方は中小企業の判定の記事で詳しく扱っています。
子会社分が残るか外れるかは、4つの線で分かれます
| 線引き | 子会社分が対象に残る場合 | 子会社分が外れやすい場合 |
|---|---|---|
| 計画届 | 子会社が自社の受講者だけを載せて、自社で届け出た場合 | 親会社の計画届に子会社の受講者を並べた場合 |
| 契約 | 子会社が自社名義で研修会社と契約した場合 | 発注者が親会社だけで、契約書に子会社の名前がない場合 |
| 支払 | 子会社の口座から研修会社へ直接振り込んだ場合 | 親会社が一括で払い、子会社が後から親会社へ精算した場合 |
| 講師料の按分 | 按分の基準と各社の金額が見積書と請求書に書かれている場合 | 「3社合同一式」の金額を社内の判断で割り振った場合 |
4つのうち1つでも右の列に入ると、その会社の分は説明が難しくなります。研修は合同のまま開き、書類と支払だけを会社ごとに分ける形を基本と考えてください。
迷いやすいのは、親会社が立て替えて後で精算する形です
グループ内で精算していても、研修会社に対しては親会社が払った記録しか残りません。子会社が費用を負担した証明にはなりにくいため、子会社も申請するなら立替えは避けたほうが安全です。契約は1本のまま、請求書だけを各社宛てに分ける形が通るかどうかは、計画届を出す前に管轄の労働局で確かめてください。
順番にも注意が必要です。計画届は、訓練開始日の6か月前から1か月前までに出すことになっています。1月中旬に始めるなら、12月中旬には3社分の書類が揃っていなければなりません。契約を結び直すときの日付の考え方は契約日の起点を整理した記事を参考にしてください。様式は厚生労働省の様式ダウンロードのページにあります。期限や助成率は年度ごとに改正されますので、最新の支給要領と窓口で確認してください。
講師料は、何で割るかを契約の前に決めます
説明しやすいのは、申込時点の受講者数の比で割る方法です。26名で割れば、子会社Aの負担は8/26になります。欠席者が出ても按分を変えないのか、変えるのかも先に決めておきます。受講記録と出勤簿も会社別に分けておくと、賃金助成を申請するときに各社の記録と突き合わせやすくなります。
按分表の下書きは生成AIに作らせても構いません。ただし、合計が講師料と一致するかは人が必ず検算してください。
次の受講者名簿をもとに、講師料の按分表を作ってください。
・会社名ごとに受講者数を数え、講師料○○円を受講者数の比で割ってください
・1円未満の端数は、受講者数が最も多い会社に寄せてください
・会社名、受講者数、按分率、按分額、計算式の5列の表にしてください
・人数が合わない行があれば、計算せずに指摘してください
（受講者名簿を貼り付け。氏名は社員番号に置き換えます）
子会社が申請しないなら、親会社1本のままでも構いません
子会社の受講者が少なく、申請の事務を担う人もいないなら、子会社は申請しないと決めて親会社1本で進める判断もあります。その場合、親会社が申請できるのは自社の受講者に当たる分だけになるのが通常です。どの経費を対象として数えるかは、窓口で確かめてください。制度の全体像はAI研修に使える助成金・補助金のまとめに整理しています。
えらびの道では、半日の単発や標準コースの「研修」と、実業務に伴走して定着させる「コーチング」を提供しており、人材開発支援助成金や自治体の補助金の活用にも対応しています。グループ合同で研修を開く場合は、会社ごとの受講者名簿、按分の基準を書いた見積書、各社宛ての請求書の形を、計画届の前に一緒に整理できます。受講記録を会社別に残す運用の設計もお手伝いしています。申請書類の作成と提出は各社と社労士の方の担当になりますので、その前提でご相談ください。
グループ合同の研修を会社ごとに整えるところから、えらびの道でお手伝いできること
合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて、生成AIを業務で使うための研修を行っています。研修専門の会社ではありません。普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしており、生成AIはその仕事で毎日使っている道具のひとつです。研修でお伝えするのも、実務で使って確かめてきた使い方です。
グループ合同の研修でも、題材にするのは各社が実際に使っている書類です。親会社と子会社で業務が違えば、それぞれの書類で演習を組み、翌日から使える形で持ち帰っていただきます。見積書と請求書は会社ごとに分けてお出しし、講師料を何で割ったかも書面に記します。
大分市の人材育成応援事業などを使う場合は、申請書類の作成もお手伝いします。人材開発支援助成金の計画届は会社ごとの手続きになるため、契約と支払の段取りを計画届の期限から逆算し、貴社と一緒に整理します。対象になるかどうかの最終的な判断は、管轄の労働局でご確認ください。
会社ごとに分けるべきか、まだ迷っている段階でも構いません。事前のヒアリングに伺うのも研修当日に立つのも、代表の喜多です。ご相談はオンラインで30分、費用はかかりませんので、えらびの道までお気軽にお声がけください。
よくある質問
グループ会社合同のAI研修に助成金は使えますか？
合同で開くこと自体は可能ですが、人材開発支援助成金の申請は会社ごとに分かれます。子会社の受講者分も対象にするには、子会社が自社で計画届を出し、自社名義で契約し、自社の口座から支払う形にしておく必要があります。可否は最新の支給要領と管轄の労働局で確認してください。
親会社が研修費をまとめて払い、後で子会社と精算してもよいですか？
グループ内の精算では、子会社が研修会社に費用を負担した証明になりにくく、子会社分が対象外と見られやすくなります。子会社も申請するなら、研修会社から子会社宛ての請求書を受け取り、子会社の口座から直接振り込む形にしておくと、支給申請で説明しやすくなります。
合同研修の講師料はどう按分すればよいですか？
受講者数の比で割る方法が説明しやすくなります。按分の基準と各社の金額を見積書と請求書に書いてもらい、欠席者が出たときに按分を変えるかどうかも契約前に決めておきます。基準が書面に残っていないと、各社の対象経費の根拠を示せなくなります。
この記事は、生成AIで下書きを作成し、実務経験にもとづいて内容を確認・編集したうえで公開しています。制度・金額・要件は年度や状況によって変わるため、実際のご判断の前に公式の窓口でご確認ください。
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