年末年始の勤務表をChatGPTに組ませたら、大晦日の夜勤が空いたまま「完成しました」と返ってきました — 人手不足の大分の介護施設・旅館が希望休を集める前に決める配置条件・優先順位・検算・個別調整

この記事の事例は、実際にいただくご相談をもとにした想定ケースです。特定の企業を指すものではありません。

10月に入ると、年末年始の勤務表が気になり始めます。人手不足の介護施設や旅館では、12月31日と1月1日の夜勤、帰省のための希望休、宿泊予約の山が同じ数日に重なります。そこで、職員の希望休と人数をChatGPTに渡して勤務表を組ませてみる会社が出てきました。ところが返ってきた表では大晦日の夜勤が空欄のままで、末尾には「すべての条件を満たした勤務表が完成しました」と書かれていました。

「完成しました」は、AIが数え直した結果ではありません

生成AIは、文章の続きとして自然なものを書く仕組みです。16人×10日のマス目を埋めながら、各日の人数を数え直す作業は得意ではありません。「完成しました」の一文も検算の結果ではなく、依頼への返事として自然な締めくくりを書いているにすぎません。

もう一つの原因は、依頼する側にあります。「夜勤は2人くらい」「ベテランを1人は入れたい」といった条件が担当者の頭の中にしかなければ、AIはそれを守りようがありません。大分の中小企業が年末年始の勤務表にAIを使うなら、希望休の用紙を配る前に、次の4つを順に決めておきます。

日ごと・時間帯ごとの必要人数を、先に表にします

最初に、「この人数を下回ったら勤務表として成り立たない」という線を書き出します。介護施設には施設の種類ごとに夜勤職員の配置基準があるので、貴社が届け出ている内容と照らし合わせます。旅館の場合は、予約の入り方で日ごとに必要な人数が変わります。休日の下限は、労働基準法第35条の「毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上」を下回れません。そのうえで、就業規則で定めた日数を書き込みます。

決めること	介護施設の例	旅館の例
時間帯ごとの必要人数	夜勤2人、早番3人、日勤4人	12月30日〜1月2日の夕食配膳4人、深夜のフロント1人
必ず入れる経験・資格	夜勤2人のうち1人は勤続1年以上の職員	夜間に設備トラブルの初期対応ができる職員1人
1人あたりの上限	夜勤は月4回まで、夜勤明けの翌日は休み	連続勤務は5日まで
休日の下限	就業規則で定めた4週あたりの日数	就業規則で定めた4週あたりの日数

表の人数は説明のための例です。実際には貴社の届出や予約状況に置き換えてください。

条件がぶつかったときの順番を、依頼文に書き込みます

年末年始は、すべての希望をかなえることができません。どの条件を先に守るのかを決めておかないと、AIは希望休を優先して夜勤を空け、それを黙って「完成」と書くことがあります。優先順位と、埋まらなかったときの書き方を依頼文に入れておきます。

あなたは介護施設の勤務表づくりを補助します。12月27日〜1月5日の勤務表の案を作ってください。

【職員】A〜Pの16人。勤務できる区分と希望休は別表のとおりです。
【必要人数】別表「日別・時間帯別の必要人数」のとおりです。
【優先順位】条件がぶつかったら、番号の小さいほうを優先してください。
1. 「調整済み」と書いた職員の勤務制限
2. 必要人数と夜勤の経験条件（下回る案は出さないでください）
3. 夜勤明けの翌日は休み、連続勤務は5日まで
4. 希望休（第1希望、第2希望の順）
5. 年末年始の出勤日数を職員の間でなるべく揃える

【出力のしかた】
- 埋まらない枠は空欄にして、表の下に「未充足：日付・時間帯・不足人数」を一覧にしてください
- 希望休をかなえられなかった職員については、どの条件を優先したためかを1行ずつ書いてください
- 「完成」「条件をすべて満たす」とは書かないでください。検算はこちらで行います

職員は記号で渡し、氏名や休みの理由は入れません。個人の事情をAIに貼る前の線引きは、介護記録をAIに貼っていた事業所の記事でも扱っています。

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AIが出した表は、Excelで数え直します

案を受け取ったら、AIに「条件を満たしていますか」と聞き返すのではなく、表計算ソフトで数えます。AIには数を数えさせず、数式だけを作らせます。

次の形式の勤務表をExcelで点検します。数えるのはExcelで行うので、数式だけを作ってください。

- B列は職員記号、C列〜L列は12月27日〜1月5日です
- セルには「早」「日」「遅」「夜」「明」「休」のいずれかが入ります
- 別シート「必要人数」に、日付ごと・区分ごとの必要人数があります

作ってほしい数式：
1. 日付ごと・区分ごとの配置人数と、必要人数との差
2. 職員ごとの「夜」の回数
3. 「夜」の翌日が「明」、その翌々日が「休」になっていない箇所の検出
4. 6日以上続けて勤務が入っている職員の検出

差がマイナスになった枠は、人が埋めます。年末に勤務を増やす職員がいる場合は、時間外労働の累計も確かめます。数え方の落とし穴は36協定の折り返しを点検する記事にまとめています。

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夜勤に入れない事情は、希望休とは別に本人から聞きます

小学校に入る前の子を育てている職員や、要介護の家族を介護している職員が請求した場合、事業の正常な運営を妨げるときを除いて、午後10時から午前5時までの勤務はさせられません。これは育児・介護休業法第19条と第20条に定められています。妊娠中や産後1年以内の職員が請求した場合も、労働基準法第66条により深夜業はさせられません。

これらは「希望」ではなく、勤務表の前提になる制限です。希望休の用紙とは分けて、管理者が面談で確認します。そのうえでAIには「Cは夜勤不可（調整済み）」とだけ渡します。

つまずきやすいのは、締切の後に条件を足すことです

希望休を回収した後に「やはり元日の夜勤は3人にしたい」と条件を足すと、AIは表を最初から組み直します。すると、すでに確定させた他の職員の勤務まで動きます。締切の後に条件を変えるときは、「変更してよいのは12月31日と1月1日の夜勤の枠だけです」と範囲を限って依頼します。返ってきた表は、毎回Excelで数え直します。

えらびの道では、半日の単発研修や標準コースで、勤務表のように数と条件が絡む業務にAIを使うときの依頼文の書き方と、検算の組み方をお伝えしています。コーチングでは、貴社の実際の配置条件の表、優先順位を入れた依頼文、点検用のExcelを、年末年始の勤務表づくりに伴走しながら一緒に整えます。研修費用には人材開発支援助成金や自治体の補助金を使える場合があり、制度の全体像はAI研修に使える助成金・補助金まとめで整理しています。制度は年度ごとに変わるので、最新の要件は窓口や要領でご確認ください。

年末年始の勤務表づくりを、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修専門の会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしています。生成AIも、その仕事で毎日使っている道具のひとつです。

研修では、貴社が実際に使っている勤務表や希望休の用紙をそのまま題材にします。日ごと・時間帯ごとの必要人数の書き出しから、条件がぶつかったときの優先順位を書き込んだ依頼文、AIが出した案の検算までを、貴社の配置条件に合わせて一緒に組み立てます。研修で作ったものは、翌日から使える形で持ち帰っていただきます。

事前のヒアリングに伺うのも、研修当日に立つのも、代表の喜多です。介護施設と旅館では必要な人数の決まり方が違うので、貴社の届出や予約の入り方をお聞きしたうえで、研修で扱う条件を決めます。大分市の人材育成応援事業などを使う場合は、申請書類の作成もお手伝いします。

勤務表をAIにどこまで任せるか、希望休を集める前に何を決めておくかを整理したいという段階でも構いません。えらびの道では、オンラインで30分、費用のかからないご相談を受け付けています。

よくある質問

ChatGPTで介護施設のシフト表は作れますか？

案を作らせることはできますが、人数が条件どおりかどうかの確認は苦手なので、そのまま使うのは危険です。必要人数と優先順位を表にして渡し、埋まらない枠は空欄で返すよう指示します。返ってきた案は、Excelなどで日ごとの人数を数え直してから使います。

勤務表をAIに作らせるとき、職員の名前を入れても大丈夫ですか？

氏名ではなく記号で渡すことをおすすめします。特に、妊娠や家族の介護といった夜勤に入れない理由は、AIに渡す必要がありません。「Cは夜勤不可」のように、勤務表を組むのに必要な制限だけを書きます。記号と氏名の対応表は社内で管理します。

育児中の職員から夜勤を断られたら、会社は応じなければいけませんか？

小学校に入る前の子を育てている職員が深夜業の制限を請求した場合、事業の正常な運営を妨げるときを除いて、午後10時から午前5時までの勤務はさせられません。人手不足だけを理由に断れると考えず、判断に迷うときは労働局や社労士に確認します。