生成AIの旗振り役を「PCに詳しい人」に任せた会社が止まる — 情シス不在の中小企業が下期の体制で見直す4つの人選ミス

下期の体制表を作る時期になりました。生成AIの担当欄に、社内で一番PCに詳しい人の名前を入れて、それで決まりにしていないでしょうか。情報システムの専任がいない会社ほど、この置き方になります。そして半年後、その人の席の前に質問の列ができて、本人の本業のほうが回らなくなります。

旗振り役の仕事は、PCスキルとほとんど重なりません

推進担当の仕事を分けると、使う業務を決めること、出てきた文章の合否を決めること、社外に出してよい情報の線を引くこと、詰まった人に教えることの4つになります。このうちPCの強さが効くのは、アカウントの発行と初期設定くらいです。

残りの3つは、業務の中身を知っていて、なおかつ決める立場でなければ動きません。「この見積の数字を貼っていいですか」「この文面、お客様に出して大丈夫ですか」——PCに詳しい人のところへ集まるのは、この種の質問です。答えを持ち帰る回数が増えると、現場は聞くのをやめて自己流に戻ります。

4つの人選ミスは、「止まる条件」で見分けます

同じ人選でも、条件しだいで結果が分かれます。下の表の右側に当てはまるなら、下期の体制表を書き直したほうが早く進みます。

旗振り役の置き方	半年後も回っている場合	半年後に止まっている場合
PCに詳しい人が一人で担う置き方	対象業務が1〜2種類に絞られ、週2時間を就業時間内に確保している場合	全部門の質問が集まり、本人の本業の繁忙と時間帯が重なる場合
「若いから使えるはず」と若手に振る置き方	先輩が出力の合否を判断し、若手は使い方の共有に専念する場合	業務の正解を知らない人に、文書を出す可否まで任せている場合
決裁権のない担当に旗を持たせる置き方	「ここまでは担当が決めてよい」を役員が先に文書にしている場合	判断のたびに上長待ちが発生し、月をまたいでも決まらない場合
導入業者に任せきる置き方	契約範囲がツール設定と初期研修までだと社内も理解している場合	業務ルールを決める役まで外に預け、社内に決める人がいない場合

3つ目が一番くり返し起きます。担当者の熱量ではなく、決めてよい範囲が書かれていないことが原因です。稟議や判断が現場で止まる構図は、AI導入の稟議は「金額」では決まらないでも整理しています。

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一人に集めるか、業務ごとに分けるか

体制を決めるときは、人柄より次の3点で分かれます。

判断の材料	一人に集めてよい場合	業務ごとに分ける場合
使う部門の数	1〜2部門にとどまる場合	3部門以上にまたがる場合
担当が出せる時間	就業時間内に週3時間を確保できる場合	週1時間も空けられない場合
出力の正解	担当者が自分で正誤を判断できる場合	部門ごとに正解の基準が違う場合

分ける場合でも、窓口を増やす必要はありません。部門ごとに「出してよいかを決める人」を1名置き、ツールとルールの面倒は1か所で見る形にすると、質問の行き先が迷子になりません。

「詳しい人」は、教える役ではなく整える役に置きます

PCに詳しい人を外す話ではありません。置き場所を変える話です。アカウントの棚卸し、無料版で勝手に使われていないかの確認、社内で作られたツールの引き継ぎ先の管理——このあたりは、その人にしかできません。担当者の異動でAI製ツールが宙に浮く問題はExcelマクロを作った本人が異動した話に、貼ってよい情報の線引きは社内ガイドライン策定にまとめています。

一方で、業務の合否判断を任せてはいけません。本人が一番つらくなります。

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体制表に名前を書く前に、役割を言葉にします

役職名だけ決めても動きません。「決めてよいこと」を先に文章にします。ここは生成AIに下書きさせて、役員会で削るのが早いです。

中小企業の業務改善の相談相手として答えてください。

【会社】従業員42名／製造業／情報システム専任なし
【担当候補】総務課の主任（PC設定に強い／人事や取引の決裁権なし）
【使う業務】見積書の下書き、社内通知文、議事録
【出せる時間】就業時間内に週2時間

次の3つを出してください。
1. この担当が「決めてよいこと」と「上長に上げること」の線引き（各5項目）
2. 担当以外に質問を回す条件（誰に、どんなときに）
3. 3か月後に見る指標（3つまで、数えられるものだけ）
※「推進」「活性化」「意識改革」のような抽象語は使わないでください。

えらびの道では、半日の単発研修と標準コースに加えて、実業務に伴走するコーチングを提供しています。旗振り役に負荷が集中する状態は、対象業務を絞ることと、部門ごとに出力の合否基準を先に決めることで避けられます。コーチングでは担当者と一緒にこの線引きを作り、質問の受け方まで運用に載せるところを見ます。人材開発支援助成金や自治体の補助金の活用にも対応しています。

下期の体制表を書く前に、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修専門の会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしていて、生成AIはそこで毎日使っている道具のひとつです。机上の知識ではなく、実際に運用で詰まる場所からお話しできます。

研修では、汎用的な例題ではなく、貴社がいま実際に使っている書類をそのまま題材にします。見積書の下書きや社内通知文、議事録を実物で扱いながら、担当が決めてよいことと上長に上げることの線引きまで一緒に言葉にします。翌日からその形で使える状態にして持ち帰っていただけるようにしています。

進め方も、旗振り役ひとりに負荷が集まらないことを前提に組み立てます。事前のヒアリングに伺うのも研修当日に立つのも代表の喜多ですので、対象業務をどこまで絞るか、部門ごとに誰が合否を決めるかを、伺ったまま当日に持ち込めます。いまの担当を替える前提ではなく、無理のない置き方を一緒に探します。

体制表の人選で迷っている段階でも構いません。えらびの道ではオンラインで30分の相談をお受けしており、費用はかかりません。いまの担当の置き方と、困っていることをお聞かせください。

よくある質問

生成AIの担当者は、情報システムの知識がないと務まりませんか？

知識が要るのは、アカウント管理と初期設定の場面に限られます。むしろ必要なのは、対象業務の正解を知っていることと、出てきた文章の合否を自分で決められることです。技術面は外部の窓口や販売店に補ってもらう形でも間に合います。

生成AI推進の担当者は、何人体制にすればよいですか？

使う部門が1〜2にとどまり、質問が週5件程度で収まるなら一人でも回ります。3部門以上にまたがる場合は、部門ごとに出力の合否を決める人を置き、ツールとルールを見る役と分けたほうが止まりにくくなります。

担当者に手当を付ける必要はありますか？

金額の多寡より、就業時間内に何時間を充てるかを先に決めるほうが効きます。時間を確保しないまま手当だけ付けると、本業の残業で吸収する形になり、担当者が続きません。評価に反映するかは、既存の評価制度と合わせて判断します。