値上げ交渉の資料を生成AIで作る — 価格転嫁を言い出せない中小企業のための根拠データと交渉レター3ステップ

原材料も電気代も人件費も上がっているのに、取引先への値上げを切り出せない。中小企業でよく聞く話です。

言い出せない理由は、度胸の問題ではありません。「なぜ今、いくら必要なのか」を説明する資料がないからです。手ぶらで交渉に行けば、感覚の話になり、押し切られます。毎年9月は中小企業庁が定める価格交渉促進月間です。8月のうちに材料を揃えておけば、相手も応じやすくなります。

ステップ1: 自社のコスト上昇を数字にする

まず、自社の原価がどれだけ上がったかを1つの表にします。比較するのは「値上げしたい取引の前回改定時」と「現在」です。

材料費、外注費、電気・燃料費、人件費、運賃。この5項目について、当時と現在の単価または月額を並べます。過去の請求書と試算表があれば拾えます。

数字が揃ったら、AIに整理させます。

以下は当社の主要コストの推移です。前回価格改定時と現在を比較し、
(1) 項目ごとの増加率、(2) 原価全体に占める増加額、
(3) 現在の販売価格を維持した場合の粗利率の変化
を表で示してください。数値は与えたデータのみを使い、推測で補わないこと。

【前回改定 2024年4月時点】材料費:○○円/kg 外注費:○○円/件 電気代:月○○円 …
【現在 2026年7月時点】材料費:○○円/kg 外注費:○○円/件 電気代:月○○円 …
【現在の販売単価】○○円 【前回改定時の粗利率】○○%

「粗利率が7.2ポイント下がった」という一文が出れば、交渉の軸ができます。

ステップ2: 公的データで「うちだけの話ではない」を裏づける

自社の数字だけでは、経営努力不足と受け取られかねません。業界全体の傾向を添えます。

日本銀行の企業物価指数、e-Statの毎月勤労統計、業界団体が公表する市況資料。この3つで多くの業種はカバーできます。該当する品目の推移をダウンロードし、AIに「自社の増加率と比較して、乖離があるか」を要約させます。

重要なのは、AIに統計の数値そのものを出させないことです。生成AIは指数の値を平然と間違えます。数字は必ず自分で公表資料から拾い、AIには整理と文章化だけを任せます。

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ステップ3: 取引先別に交渉レターを書き分ける

同じ内容でも、長年の主要取引先と、単発の新規先では書き方が変わります。

以下の材料で、取引先への価格改定の申し入れ文を作成してください。

【関係性】12年の継続取引・当社売上の3割を占める最大手
【依頼したい改定率】8%
【根拠】材料費18%増、電力費22%増により粗利率が7.2ポイント低下
【こちらが譲れる点】適用開始を2ヶ月後ろ倒し可能、数量まとめ発注なら3%まで圧縮可
【トーン】関係継続を前提とした相談形式。要求ではなく協議の申し入れ

400字程度。相手が社内稟議に使える形で、根拠を箇条書きで含めること。

譲れる点を先に書いておくのがコツです。ゼロか百かの通告文にならず、着地点のある文面になります。

最後に人が確認すること

AIが出した文面をそのまま送らないでください。確認すべきは3つ。数字が公表資料と一致しているか、相手の担当者が社内で通せる材料になっているか、そして自社の実情に合わない表現が混ざっていないか。

資料が揃うと、交渉そのものより準備が9割だったことがわかります。えらびの道では、こうした実務にそのまま使える生成AI活用の研修を提供しています。自社の数字を持ち込んでいただければ、その場で資料の形にするところまで一緒に進めます。

値上げ交渉の資料づくりまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修だけを専門にしている会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしています。生成AIはそこで毎日使っている道具のひとつで、お伝えする内容も実際の業務から出てきたものです。

研修では、汎用的な事例ではなく、貴社が実際に使っている書類をそのまま題材にします。この記事で扱ったコスト推移表の作成や、取引先ごとに書き分ける交渉レターも、貴社の試算表や過去の価格改定通知を材料に組み立てていきます。翌日からそのまま使える状態で持ち帰っていただくことを大事にしています。

大分市の人材育成応援事業などの補助金を使う場合は、申請書類の作成もお手伝いします。研修当日に立つのも、事前のヒアリングに伺うのも代表の喜多で、聞き取った内容がそのまま当日の題材になります。

値上げの根拠をどう組み立てるか迷っている段階でも構いません。えらびの道では、オンラインで30分の相談をお受けしています。費用はかかりません。まずは現状をお聞かせください。

よくある質問

値上げ交渉の資料を作るとき、生成AIに自社の原価を入力しても大丈夫ですか？

原価や取引先の単価は社外に出したくない情報ですので、入力前に利用しているサービスの設定を確認してください。入力内容が学習に使われない法人向けの契約や設定を選ぶのが安全です。判断がつかない場合は、社名や品目名を伏せて、数値と増加率だけを渡す方法もあります。

前回いつ値上げしたか分からない場合はどうすればいいですか？

請求書や見積書が残っている範囲で、その取引先との単価を最後に変えた時点を探し、そこを起点にしてください。厳密な日付が特定できなくても、比較する2時点をそろえて「○年○月時点との比較」と前提を明示すれば、資料としては成立します。

値上げを断られたら、どこかに相談できますか？

一度で決まらないことは珍しくありません。断られた理由が根拠の弱さなのか、相手の予算事情なのかで次の打ち手は変わります。公的な相談先があるか、自社が対象になるかは事情によって変わりますので、中小企業庁や都道府県の窓口に問い合わせて確認してください。