議事録作成を75%削減する — 生成AIを使った自動化の実装手順

議事録作成に費やされている時間の実態

会議が終わった直後から、議事録作成の時間が始まります。音声を聞き直し、要点をまとめ、アクションアイテムを整理する。一回の会議で30分〜1時間かかることも珍しくありません。月10回の会議があれば、年間で約50〜100時間が議事録作成に消えていることになります。

生成AIを活用すれば、この時間を大幅に削減できます。実際の導入事例では、議事録作成時間を最初の75%カットし、残りの25%は内容の確認と社内ガイドラインへの調整に回す企業も増えています。

議事録自動化の3ステップ

ステップ1: 音声をテキストに変換

会議を「音声ファイル」として記録します。多くの企業がZoomやGoogle Meetを使っているなら、そのまま自動字幕機能を活用できます。Whisper（OpenAIの音声認識モデル）を使えば、精度の高い書き起こしが数分で完了します。

ステップ2: 生成AIで構造化する

書き起こしテキストをChatGPTなどの生成AIに渡し、「議論内容」「決定事項」「アクションアイテム（担当者・期限付き）」に自動分類させます。この段階で、読みやすい議事録の骨組みが完成します。

ステップ3: 確認と調整

生成AIの出力を15〜20分で確認し、誤りを修正し、社内フォーマットに合わせます。人間の確認を残すことで、クオリティと信頼性を担保できます。

実装に使えるプロンプト例

以下は、書き起こしテキストから議事録を作成するプロンプトです。

以下の会議の書き起こしを読んで、議事録を作成してください。

【フォーマット】

議論内容

（会議で話し合った主要なテーマを3〜5行で）

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決定事項

（確定した内容をリスト形式で）

アクションアイテム

• [担当者] : [内容] (期限: [日付])

【書き起こしテキスト】 （ここにテキストを貼り付け）

テンプレート化することで、毎回同じ質を保つことができます。企業によっては、このプロンプトを調整し、「次回への引き継ぎ事項」や「リスク・課題」といったセクションを追加することもあります。

導入時の現実的な注意点

精度は100%ではない

生成AIは誤解釈や意図の読み違えをします。特に業界用語や固有名詞が含まれるときは要注意。確認フェーズを絶対に省かないことが大切です。

個人情報や機密情報の取り扱い

外部のChatGPTを使う場合、会議内容が学習データとして使われるリスクがあります。機密情報を扱う場合は、社内サーバーで動作するClaude・LLamaなどのオンプレミスLLMの導入を検討してください。

初期設定の工数は必要

効果を引き出すまでに、プロンプト調整・テスト・チーム教育で1〜2週間かかることが一般的です。「導入したら即効果」という期待は避け、試行錯誤の期間を見込んでください。

導入効果を最大化するコツ

導入効果を高めるには、単に自動化するだけでなく、チーム全体でプロセスを見直すことが重要です。例えば、「会議中にスマートフォンでアクションアイテムをリアルタイム入力する」「議事録を共有後24時間以内に確認コメントを提出する」といったルール化が、精度向上と内部承認の加速につながります。

このような「AI + プロセス改善」を組み合わせることで、議事録作成の時間短縮だけでなく、会議の生産性そのものを高めることができます。えらびの道では、生成AIをビジネスプロセスに統合するための研修プログラムを提供しており、こうした実装ノウハウをお伝えしています。

議事録づくりの仕組み化まで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。とはいえ研修専門の会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用が本業です。生成AIも、その現場で毎日使っている道具のひとつとして扱っています。机上の知識ではなく、実際に動かしてきた経験からお伝えできることがあります。

研修では、貴社が実際に使っている書類をそのまま題材にします。議事録であれば、これまでの会議で作ってきたフォーマットをお預かりして、それに合わせたプロンプトを一緒に組み立てます。この記事で紹介した書き起こしから構造化、確認までの流れも、汎用的な事例ではなく貴社の会議に合わせた形に落とし込みます。翌日の会議から使える状態で持ち帰っていただくことを目指しています。

進め方としては、事前にヒアリングへ伺い、どの会議のどの工程に時間がかかっているかを確認したうえで内容を組み立てます。研修当日に立つのも、ヒアリングに伺うのも同じ人間（代表の喜多）です。また、大分市の人材育成応援事業などの補助金を使う場合は、申請書類の作成もあわせてお手伝いします。

議事録に限らず、どの業務から手をつけるとよいか迷っている段階でも構いません。えらびの道では、オンラインで30分ほどのご相談をお受けしています。費用はかかりませんので、現状をお聞かせいただければと思います。

よくある質問

対面の会議でも同じやり方で議事録を自動化できますか？

対面でもICレコーダーやスマートフォンで音声ファイルとして記録できれば、書き起こしから構造化までの流れは同じように使えます。ただし複数人が同時に話すと聞き取りの精度が落ちやすいため、確認と修正の工程は必ず残してください。

会議を録音することは参加者に伝えるべきですか？

事前に伝えておくことをおすすめします。特に社外の方が参加する会議では、録音することと生成AIで処理することの両方について了解を得ておくと安心です。社内の情報管理規程や取引先との取り決めがある場合は、そちらの内容もあわせて確認してください。

議事録づくりを学ぶ研修に補助金は使えますか？

大分市の人材育成応援事業などを利用される場合は、えらびの道で申請書類の作成もあわせてお手伝いしています。ただし貴社が対象になるかどうかは制度ごとに条件が異なりますので、実施している窓口へご確認ください。