「見て覚えろ」が通じないまま収穫期に入りました — 大分の農業法人が生成AIで作る作業マニュアルと多言語指示書、4つの失敗

この記事の事例は、実際にいただくご相談をもとにした想定ケースです。特定の企業を指すものではありません。

収穫期の人手を今年も外国人材で確保した、という農業法人の方は多いと思います。ところが作業の教え方だけは「見て覚えろ」のままで、9月に入ってから同じ説明を何度も繰り返している、というお話をよく伺います。生成AIを使えば作業マニュアルと多言語の指示書は短時間で形になりますが、順番を間違えると現場では読まれません。大分の中小企業、なかでも収穫期に人が増える農業法人・農家が実際につまずく場面を4つ挙げます。

日本語の手順書を、そのまま翻訳させてしまいます

いちばん多いのは、いま使っている手順書をそのままAIに貼って「ベトナム語にしてください」と頼む形です。訳文は読めるのに、現場の手戻りは減りません。原因は翻訳の精度ではなく、元の日本語にあります。「適当な大きさで」「いつもの箱に」「様子を見て」といった言葉は、熟練の方の頭の中にある基準を省いた書き方ですので、そのまま訳せば同じだけ曖昧なまま相手に届きます。

防ぐには、翻訳の前に日本語を直します。一文に一つの動作だけを書き、判断が要るところは数値か写真か見本に置き換えます。この洗い出しはAIが得意です。

以下の作業手順書を読み、初めて読む人によって判断が分かれる表現を洗い出してください。

【出してほしいもの】
1. 曖昧な語（例:「適当に」「いつもの」「様子を見て」）と、その箇所
2. その語を、数値・写真・見本のどれで置き換えられるかの案
3. 熟練者しか知らない前提で、文章に書かれていないと思われること

まだ翻訳はしないでください。日本語のまま直す案だけを出してください。

【手順書】
（ここに現在の手順書を貼ります）

同じつまずき方は他の業種でも起きています。直す順番は日本語が先だという点は、若手が読めない施工要領書を生成AIで作り直すでも書いています。

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手順は書けても、作業を止める条件が抜けます

AIが作るマニュアルは、うまくいくときの流れがきれいに並びます。抜けるのは、うまくいかないときの指示です。選果機が詰まったとき、コンテナが崩れたとき、体調が悪くなったときに、誰へどう伝えるのか。AIは聞かれていないことを書きませんので、指示しない限り出てきません。

防ぐには、各手順の末尾に「止める条件」と「呼ぶ人」を一行ずつ足します。去年の収穫期に実際に起きたトラブルのメモを先に渡すと、その現場に固有の項目が拾えます。残暑の残る時期の作業でしたら、水分補給と休憩の申し出方も同じ扱いで書いておきます。

読む人の言語を、在留資格で決めてしまいます

国籍や在留資格の一覧を見て、機械的に言語を割り当ててしまう例もよくあります。実際には、母語の文章より写真つきのやさしい日本語のほうが早く動ける方もいますし、逆に危険に関わる指示だけは母語でないと不安だという方もいます。読み書きの得意不得意は個人差ですので、本人に確認しないと分かりません。

防ぐには、誰がどれを読むのかを一度表にします。掲示物の性質によって、必要な版は変わります。

掲示する内容	用意する版	見直す時期
収穫の判断基準（色・サイズ・糖度）	母語版とやさしい日本語版	品種が切り替わる時
選果と箱詰めの手順	写真を主にしたやさしい日本語版	出荷規格が変わる時
機械の停止手順と連絡先	母語版	新しい方が入る時
体調不良と休憩の申し出方	母語版とやさしい日本語版	季節が変わる時

その場しのぎの翻訳で終わらせない考え方は、大分の宿・観光事業者が秋前に整える多言語案内とクチコミ返信と共通します。

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作った日で完成にしてしまい、収穫が始まると直りません

きれいにラミネートして貼った翌週に出荷規格が変わり、誰も直せないまま古い基準の紙が残る、という状態が起きます。更新する担当と手段を決めていないことが原因です。全文を作り直すのは重いので、結局そのままになります。

防ぐには、最初から版番号と更新日を入れ、変更した箇所だけを直す形にします。差分だけであれば数分で回せます。

下の手順書の第2版と第3版を比べ、変更があった箇所だけを抜き出してください。
そのうえで、変更箇所だけを次の形で出力してください。

- 変更前 / 変更後（日本語）
- やさしい日本語（一文一動作にしてください）
- 母語訳（言語名をここに書きます）

変更していない箇所は出力しないでください。

マニュアルは、作る日ではなく直す日を先に決めます

4つに共通しているのは、作る作業に力を入れて、直す作業を誰の仕事にもしていない点です。週に一度、5分でよいので差分を直す時間を先に決めておくと、収穫期の途中でも紙が生きたまま残ります。

えらびの道では、生成AIの使い方を学ぶ研修（半日の単発と標準コース）と、実際の業務に伴走するコーチングの2つを用意しています。作業マニュアルと多言語の指示書は一度作って終わりにならない仕事ですので、最初の1本を一緒に作ったあと、更新を現場の方が回せるところまでお手伝いしています。費用には人材開発支援助成金や自治体の補助金を使える場合がありますが、制度は年度ごとに変わりますので、AI研修に使える助成金・補助金まとめをご覧いただいたうえで、労働局や市の窓口と最新の要領で確認してください。収穫期に入ると手が空きませんので、着手は9月のうちが現実的です。

収穫期の作業マニュアルと多言語指示書づくりを、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。ただ研修専門の会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしています。生成AIはその現場で毎日使っている道具のひとつですので、研修でお話しするのは机上の知識ではありません。

研修では、汎用的な事例ではなく貴社がいま使っている書類をそのまま題材にします。この記事で挙げた作業手順書や選果・箱詰めの指示書、機械の停止手順の掲示物をお持ちいただき、曖昧な日本語を洗い出すところから多言語版に整えるまでを一緒に進めます。翌日の現場でそのまま使える形で持ち帰っていただけます。

事前のヒアリングに伺うのも、研修当日に立つのも、えらびの道の代表である喜多です。収穫期の人の動きや、誰がどの掲示物を読むのかを先に伺っておくことで、当日の題材を貴社の現場に寄せられます。作って終わりにせず、出荷規格が変わったときにどう直すかまで含めてお話しします。

まずは、いまお使いの手順書を見ながらお話しするところからで構いません。オンラインで30分、費用はかかりません。研修をご依頼いただくかどうかは、そのあとにお決めいただければと思います。

よくある質問

外国人材向けの作業マニュアルは、何語で作ればよいですか？

在留資格や国籍だけで決めずに、読む本人に確認してください。母語版とやさしい日本語版を並べて掲示し、写真を添える形が現場では動きやすいです。生成AIを使えば同じ原稿から複数の言語版を短時間で作れますので、まず日本語の原文を整えることを優先してください。

生成AIに翻訳させた指示書は、そのまま掲示してよいですか？

掲示の前に、その言語が分かる方に一度読んでもらってください。特に機械の停止や体調不良の申し出など、間違うと危ない箇所は確認が要ります。日本語の原文が曖昧なまま訳されている場合も多いので、原文の見直しを先に行ってください。

マニュアルの整備に助成金は使えますか？

生成AIの使い方を学ぶ研修であれば、人材開発支援助成金の対象になる場合があります。ただし訓練の内容や時間、対象になる方の条件が決まっており、制度は年度ごとに変わります。着手の前に、労働局の窓口と最新の支給要領で確認してください。