ChatGPTの月額を部署ごとに違う科目で落としていた — 上期末の締めで経理が詰まる生成AI利用料の4つの失敗

上期末の締めが近づくと、経理から同じ問い合わせが届きます。「このドル建てのカード決済は何ですか」。調べると、営業部は通信費、製造部は消耗品費、総務は雑費で処理していて、全社で生成AIにいくら払っているのかが誰にも出せません。1件あたり月数千円だからこそ稟議にも上がらず、そのまま半年が過ぎます。締めで実際に詰まる4つの失敗を挙げます。

部署ごとに科目が違い、全社の合計が出てきません

生成AIは現場が先に使い始めます。金額が小さいので稟議に上げず、経理が「これは何ですか」と聞いたときの本人の説明が、そのまま科目になります。「ネットのサービス」なら通信費、「ソフト」なら消耗品費、答えに困れば雑費です。科目マスタに置き場がないので、担当者ごとに違う答えが並びます。

防ぐには、金額の大小ではなく「何を買っているか」で科目を1つに寄せ、部署別は補助科目か部門コードで分けます。どれを選ぶかは会社の実情で変わりますので、顧問税理士と決めてください。決めた後に途中で変えないことのほうが大事です。

個人カードの立替精算が続き、領収書が本人のアカウントにあります

ChatGPTの請求書は郵送されません。本人がログインしてダウンロードする形です。法人カードの手続きが面倒で個人カードのまま走ると、証憑が個人のアカウントの中にしか残らず、異動や退職でアカウントを閉じた時点で取り出せなくなります。

防ぐには、立替でよい期間を先に切ります。試用は2か月まで、続けるなら法人プランに切り替える、という線です。ダウンロードした請求書PDFは電子取引のデータにあたりますので、紙に印刷して終わりにせず、データのまま保存してください（国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト）。誰が何を契約しているか分からない状態なら、先に利用ログの棚卸しから入るほうが早く終わります。

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ドル建ての請求を「月◯円」で覚えていて、予算と合いません

ChatGPTの個人向け有料プランは月額20ドルで表示されます（OpenAIの料金ページ）。円で請求されるのはカード会社が換算した後の金額なので、同じ20ドルでも月ごとに金額が動きます。人数が増えるほど、稟議に書いた「月3,000円」との差が開いていきます。

防ぐには、管理をドル×人数で持ちます。円額は結果として確認する数字に位置づけ、予算は年額に直して置きます。金額が膨らんできたときの絞り方は、利用料の見直し手順にまとめています。

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年払いに切り替えた分を、支払った月に全額落としています

年払いは1回の支払いで12か月分をまとめて払う形です。支払った月に全額を費用にすると、下期に使う分まで上期の費用に入り、上期の着地が実態より悪く見えます。決算をまたぐ場合は前払費用として繰り延べる処理が必要になることもあり、短期前払費用の扱いを含めて顧問税理士に確認する場所です。支払先が国外の事業者になる契約では、消費税の扱いも国内サービスと同じとは限りませんので、ここも自己判断は避けてください。

防ぐには、契約台帳に「支払額」だけでなく「支払期間」の列を持ちます。

上期末の締め前に、契約を1枚に並べます

科目の統一も立替の線引きも、まず何本の契約があるかが分からないと決められません。支払いの形ごとに、締めで起きることを並べます。

支払いの形	締めのときに何が起きますか	どう決めておきますか
法人カードで毎月払う形	決済日と利用月が1か月ずれます	どちら側で計上するかを決めます
個人カードで毎月払う形	請求書が本人のアカウントに残ります	立替でよい期間を決めます
個人契約を業務に使う形	私用分と業務分が分けられません	法人契約に切り替える時期を決めます
年払いでまとめて払う形	下期の分まで上期の費用になります	支払期間を台帳に書きます

拾い出しはAIに任せられます。元帳をそのまま貼らず、取引先名・部署・金額・計上月の4列だけにしてください。

あなたは中小企業の経理担当です。以下は総勘定元帳から、摘要に
「OPENAI」「ANTHROPIC」「MICROSOFT」「GOOGLE」を含む仕訳を
抜き出したものです。次の列の表に整理してください。

列: 取引先 / 部署 / 使用中の勘定科目 / 月額(円) / 初回計上月

条件:
- 同じ取引先が複数の科目で計上されていれば「要統一」と書く
- 金額が月ごとに動いていれば「ドル建ての可能性」と書く
- 3か月以上計上が途切れていれば「解約済みの可能性」と書く
判断が付かない欄は空欄にし、推測で埋めないでください。

[ここに4列の抜粋を貼る]

出てきた一覧に、ほとんど使われていないライセンスが混ざっていることもあります。その場合は解約か継続かの判断軸も合わせてご覧ください。

えらびの道では、生成AIの研修（半日の単発と、標準コース）と、実業務に伴走するコーチングの2軸で支援しています。今回のような利用料の処理では、契約台帳の作り方、経費精算規程に足す一文、経理が毎月見る1枚の形までを、コーチングの中で一緒に組み立てます。研修費用については、人材開発支援助成金や自治体の補助金の活用にも対応しています。勘定科目そのものの判断は税務の領域ですので、顧問税理士と決めていただく前提で、社内の手順とデータの並べ方を整えます。

生成AI利用料の管理まで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修専門の会社ではなく、普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用をしていて、生成AIもそこで毎日使っている道具のひとつです。自社でも利用料を払い、契約と請求書を管理している側なので、机上の知識ではなく実務の話としてお伝えできます。

研修では、貴社が実際に使っている書類をそのまま題材にします。科目の寄せ方や契約台帳に持たせる項目、立替精算の線引き、ダウンロードした請求書の保存先といった、この記事で挙げた作業を貴社の様式に合わせて整えます。税務上の判断は顧問税理士と決めていただく前提で、現場側の手順を形にするところを担当します。

大分市の人材育成応援事業などの補助金を使う場合は、申請書類の作成もえらびの道でお手伝いします。研修当日に立つのも、事前のヒアリングに伺うのも代表の喜多ですので、お聞きした内容がそのまま当日の題材になります。

何から手をつけるか決まっていない段階でも構いません。オンラインで30分、費用はかからない相談の場を用意していますので、締めで詰まっている点をそのままお聞かせください。

よくある質問

ChatGPTの利用料はどの勘定科目で処理すればよいですか

法律で科目が決まっているわけではありません。通信費でも支払手数料でも消耗品費でも説明は付きますが、大切なのは全社で1つに統一し、途中で変えないことです。どれにするかは顧問税理士と決め、部署別は補助科目や部門コードで分けてください。

個人のクレジットカードで払った分は経費で精算できますか

業務で使った分であれば精算できますが、証憑が要ります。本人のアカウントからダウンロードした請求書PDFを会社に提出してもらい、電子データのまま保存してください。私用と業務が混ざる個人契約は説明が難しいので、法人プランへの切り替えをおすすめします。

ドル建ての利用料は、いつのレートで円換算すればよいですか

実務ではカード会社が円に換算した金額をそのまま使う会社が多く、明細と証憑の金額が一致するため説明しやすくなります。ただし換算の方法は経理規程と税務の判断に関わりますので、期の途中で変えず、顧問税理士に確認してから決めてください。