台風で休むか動かすかを毎回その場で決めていました — 大分の中小企業が生成AIで作る、休業・出勤判断の基準表と一斉連絡テンプレート

9月に入ると、大分でも週末ごとに進路予想図を見る日が続きます。前日の夕方に社長が電話を回して、朝5時にもう一度回して、それでも「うちは開けるのか」が朝礼まで固まらない。台風のたびにこれを繰り返している会社は少なくありません。

困っているのは判断そのものではなく、判断の材料と伝え方が毎回ゼロから組み立てられていることです。ここは生成AIで型を作れる部分です。現場で実際に出る質問に順に答えていきます。

判断基準を表にすると、かえって現場が硬直しませんか

逆です。基準表がないと、判断は「社長の勘」に一本化されます。社長が不在の日や、連絡がつかない早朝に誰も動けなくなるほうが硬直です。

基準表の目的は自動判定ではなく、会話の短縮です。「暴風警報が大分市に出ているか」「JR日豊本線と大分バスが動いているか」「当日の納品が翌日に振り替え可能か」——この3つを見れば会議が5分で終わる、という状態を作ります。最後の一押しは人が決めて構いません。

大分県は大分県地域防災計画を公表しており、市町村の避難情報の出し方も整理されています。自社の基準を作るときは、まずここに出てくる警戒レベルの言葉と自社の言葉を揃えておくと、行政の発表をそのまま社内判断に流し込めます。

AIには何を渡せば、使える基準表が出てきますか

「台風の判断基準を作って」だけでは一般論しか返りません。渡すべきは貴社の物理条件です。事業所の所在地、通勤手段の内訳、屋外作業の有無、止められない業務、代替日の有無。この5点があると出力が急に実用的になります。

あなたは中小企業のBCP策定を支援する担当者です。
以下の条件で、台風接近時の「休業・出勤・時差出勤」の判断基準表を作ってください。

【事業所】大分県大分市（沿岸部、海抜4m）、佐伯市に営業所1
【従業員】38名／通勤は自家用車28名、バス6名、JR4名
【業務】屋内での製造が中心。屋外の積み下ろしが1日2回
【止められない業務】受注データの受信と翌日出荷分の確認（在宅でも可）
【代替日】土曜に振替可能（月2回まで）

出力条件:
- 縦軸を「気象・交通の状況」、横軸を「判断」とした表にする
- 各行に「誰がいつ決めるか（決定時刻と決定者）」の列を入れる
- 判断が分かれるグレーゾーンを別枠で3つ挙げ、その場合に確認する事項を書く
- 大分特有の事情（沿岸部の高潮、佐伯からの峠越え）を考慮する

出てきた表は必ず社内で削ります。AIは網羅しようとするので行が増えがちです。実際に起きる場面だけ残すのが仕上げの作業です。

表はどんな形にすればいいですか

判断が割れる会社ほど、「休業か出勤か」の二択で作っています。二択だと基準が厳しすぎて使えないか、緩すぎて意味がないかのどちらかになります。間に段階を置いてください。

状況	判断	決める人と時刻
暴風警報が発表されている場合	全社休業とする場合	前日18時に社長が決定する場合
暴風警報が未明に出る見込みの場合	始業を3時間繰り下げる場合	当日5時に工場長が決定する場合
大雨警報のみで交通が動いている場合	通常出勤とし、屋外作業を中止する場合	前日18時に工場長が決定する場合
警報はないが公共交通が計画運休の場合	該当者のみ在宅または特別休暇とする場合	前日18時に総務が決定する場合
警報が解除されたが冠水が残る場合	現地確認後に判断する場合	当日7時に社長が決定する場合

大事なのは3列目です。誰がいつ決めるかが書いていない基準表は、結局その場の相談に戻ります。前日18時と当日5時の2回に決定タイミングを固定しておくと、従業員も「18時を待てばいい」と分かって問い合わせが減ります。

なお、休業にしたときの賃金の扱いは基準表とは別問題です。天災による休業か、会社都合かで扱いが変わります。厚生労働省の休業手当に関する解説を確認したうえで、就業規則の記載と突き合わせておいてください。ここはAIの回答をそのまま採用してよい場所ではありません。労務の判断がAIで危うくなる場面は税理士・社労士に聞く前にChatGPTに聞いてしまう場面の整理にまとめています。

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従業員への一斉連絡は、何をテンプレート化できますか

連絡文で毎回書き直しているのは、実は日付と時刻だけです。それ以外は固定できます。

固定すべきは4つ。判断結果／その判断が変わる条件／次の連絡がいつ来るか／各自がすべきことです。特に3つ目が抜けると、従業員は「続報を待てばいいのか、自分で判断するのか」が分からず、個別に電話をかけてきます。

以下の判断結果をもとに、従業員向けの一斉連絡文を3種類作ってください。

【判断】9月8日(月)は始業を3時間繰り下げ、10時始業とする
【背景】暴風警報が未明に発表される見込み。7時までに解除される予想
【変更の可能性】7時時点で警報継続なら全日休業に切り替える
【次の連絡】9月8日 7時30分までにグループLINEで発信する

出力する3種類:
1. 前日夕方の第一報（LINE想定、200字以内）
2. 当日朝の確定連絡（LINE想定、150字以内）
3. 出社できない従業員向けの個別返信文（休暇の扱いには触れず、総務へ確認を促す）

条件: 敬体で書く。絵文字は使わない。「各自の判断で」という表現は使わない。

3番目に条件を付けている理由は、休暇の扱いを現場の管理職がその場で答えてしまう事故を防ぐためです。有給か特別休暇かは総務に集約させます。

取引先への連絡は、従業員向けと同じ文面でいいですか

同じにすると必ず問い合わせが増えます。取引先が知りたいのは貴社が休むかどうかではなく、自社への影響だからです。

従業員向けが「いつ来るか」を伝える文書なのに対して、取引先向けは「いつ届くか」を伝える文書です。次の3点を必ず入れてください。

• 納品・出荷がどうなるか（当日分は出るのか、翌営業日に回るのか）
• 電話が通じる時間帯と、通じない場合の連絡先
• 復旧後の見込みを、いつ改めて連絡するか

取引先は複数の仕入先から同じような連絡を受け取ります。「台風のため臨時休業いたします」だけの文面は、受け取った側で仕分けができません。品番や便名が入っているだけで扱いが変わります。この種の定型文の作り置きは、BCPを生成AIで組み立てる手順で扱った文書群と同じ考え方で、平時に作って引き出しに入れておくものです。

作成後の確認としては、AIが勝手に補った約束を探してください。「復旧次第、速やかに全数を納品いたします」のような文が混ざることがあります。守れない約束を平時に書いておくと、実際の混乱時にそのまま送信されます。

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作ったあと、どこに置いて誰が更新しますか

基準表と連絡テンプレートは、作った瞬間から古くなります。台風のたびに1行ずつ直す前提で置き場所を決めてください。

置き場所は「社長のPCのデスクトップ」以外にします。早朝に判断するのは社長だけとは限りません。共有フォルダかクラウドに置いて、総務と工場長が開ける状態にします。ここで権限設定を雑にすると別の問題が起きるので、共有フォルダの権限棚卸しの話も併せて確認しておくとよいかと思います。

更新のきっかけは決めておきます。台風が通過した翌週に15分だけ集まって、「今回どこで迷ったか」を1行足す。これだけで2年もすれば貴社固有の基準表になります。迷った箇所をAIに投げて、選択肢を出させて、人が選ぶ。この繰り返しが最も速い育て方です。

えらびの道では、こうした判断基準や連絡文の型づくりを、半日の単発研修と実業務に伴走するコーチングの2軸でお手伝いしています。研修では今回のようなプロンプトを貴社の条件に置き換えて、その場で基準表の初版まで作ります。コーチングでは、台風や大雨のたびに出てくる「迷った1行」を実際の運用に反映していく部分に付き合います。人材開発支援助成金や自治体の補助金の活用にも対応しています。制度は年度ごとに変わりますので、金額や要件は必ず窓口や最新の要領でご確認ください。

判断基準表と一斉連絡の型づくりを、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、大分県の中小企業に向けて生成AIの業務活用研修を行っています。研修だけを専門にしている会社ではありません。普段はシステムの受託開発と自社サービスの運用が本業で、生成AIはその現場で毎日使っている道具のひとつです。

研修では、貴社が実際に使っている書類をそのまま題材にします。この記事で扱った休業・出勤の判断基準表であれば、事業所の所在地や通勤手段の内訳といった自社の条件を入れたうえで表を作り、決定時刻と決定者の列まで埋めるところをその場でやります。従業員向けと取引先向けの一斉連絡テンプレートも、貴社がこれまで送ってきた文面に合わせて型を整えます。

事前のヒアリングに伺うのも当日に立つのも、えらびの道の代表である喜多です。間に人が入らないぶん、聞いた話がそのまま当日の題材になります。休業手当や就業規則の扱いのように、AIの回答をそのまま採用できない部分は、そこだけ切り分けて社労士に相談する形をご提案します。

まずはオンラインで30分、費用はかかりません。前回の台風のときに社内でどんなやり取りが起きたかを伺えれば、どこを型にできそうかをご一緒に整理します。

よくある質問

台風の休業判断をAIに完全に任せることはできますか

できません。AIができるのは、判断の材料を整理して表にすることと、決まった判断を伝える文章を素早く作ることまでです。警報の発表状況や道路の冠水は現地を見なければ分からず、賃金の扱いは就業規則と労働基準法の解釈が関わります。最終判断は必ず人が行ってください。

判断基準表は何ページくらいになりますか

A4で1枚に収めることをおすすめします。早朝に見る書類なので、スクロールや紙をめくる必要がある時点で使われなくなります。状況5〜7行と、判断が割れる場合の確認事項を3つ程度。それ以上は別紙に分けて、当日は1枚目だけ見れば済む形にしてください。

従業員への連絡はLINEとメールのどちらがよいですか

到達の速さではLINEなどのメッセージアプリが有利ですが、既読が確認できる手段を1つは持っておくことが重要です。連絡手段そのものより、「次の連絡がいつ来るか」を毎回書くことのほうが効果があります。手段を変えるより先に、文面の型を整えるほうが問い合わせは減ります。